Secrétaire de direction (H/F)

Pôle Education, Sport et Construction





Référence : PK.21.7


Cotation du poste : 7.2 Agent administratif

 

La direction des bâtiments œuvre à la construction et à l’entretien des bâtiments départementaux, avec une volonté de qualité et de durabilité : collèges départementaux publics, établissements culturels, sportifs, sociaux et administratifs. Elle œuvre à amélioration de la performance énergétique des 99 collèges publics, qui représentent les 2/3 de ses surfaces bâties.

Son action s’inscrit dans une politique d’investissement ambitieuse au profit de l’attractivité du territoire des Hauts-de-Seine. La construction d’une dizaine de collèges, la construction d’un équipement public culturel destiné au musée du Grand Siècle à la caserne Sully, l’aménagement du stade Yves-du-Manoir pour l’accueil des JOP 2024 et la construction de deux centres aquatiques à Antony et Sèvres, figurent parmi les projets phares de la direction.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Mission

Sous l'autorité du Directeur des bâtiments et de son adjoint, vous serez en charge de leur apporter assistance en terme d'accueil, d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de suivi des actions et des dossiers, ou encore de tenue des tableaux de bord.

En équipe avec une Assistante de direction, vous intervenez en binôme pour l’équipe de direction, et assurez la continuité de service, en particulier au moment des congés ou des absences imprévues.

Activités

- Assister l’équipe de Direction dans l’organisation générale du travail, notamment pour les aspects logistiques, la préparation de réunions, de déplacements, la tenue de l’agenda, les commandes de fournitures de bureau et l’accueil physique et téléphonique.

- Etre le Référent GEC Flower (point d’entrée pour la Direction), le Référent GRC (point d’entrée pour la Direction), piloter le suivi et contrôler les notes et parapheurs

- Gérer des dossiers spécifiques pour l’équipe de Direction :

  • Animation archivage - GED,
  • Gestion des fournitures et commandes, des abonnements, revues et ouvrage pour la direction,
  • Gestion de dossiers, recherches thématiques,
  • - Réaliser des missions en binôme ou assurer la suppléance :
  • Appui/suppléance du Référent Octime pour la gestion Octime de l’ensemble de la Direction, en lien avec les chefs de services, les responsables d’équipements et la DRH
  • Appui/suppléance du référent RH, notamment préparation des comités emploi et des avancements, avis de vacance de postes, tableau de bord RH, arrêtés, fiches de poste, ordres de mission…
  • Suppléance du référent Airdélib pour le pilotage et le suivi des rapports présentés en Assemblée,
  • Assistance de la chargée de communication : réponses aux sollicitions des élus et cabinet, mise à jour des fiches projets, rapports d’activité, articles, newsletter DB unifiée, …
  • Assistance ponctuelle sur des manifestations organisées par la direction unifiée et le Département, sur des sites extérieurs
  • Renfort ou suppléance des assistantes du Pôle.

Profil

- Adjoint administratif titulaire, ou à défaut contractuel titulaire d’un brevet, BEP ou CAP (art. 3-2, loi du 26 janvier 1984)

- Connaissances administratives, techniques de secrétariat bureautique, classement, archivage

- Maîtrise de logiciels et outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, GEC Flower, Octime, AirDelib,

- Rédiger des documents, mettre en forme, concevoir des supports, des tableaux de bord

- Sens de l’accueil et de la communication, bonnes techniques d’expression orale

- Forte capacité d’anticipation, savoir communiquer et travailler en équipe, très bonnes capacités relationnelles

- Savoir rendre compte, sens de la confidentialité

- Sens de l’organisation, rigueur, réactivité et disponibilité, capacité à rechercher des données

Territoire doté de l’une des plus fortes densités de population de France métropolitaine, les Hauts-de-Seine œuvrent à offrir un cadre de vie de qualité à ses 1,6 million d’habitants. Chef de file de l’action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l’aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l’accès à la culture pour tous.

Il s’est par ailleurs engagé avec le Département des Yvelines dans une démarche volontaire de rapprochement.

Rejoindre le Département, c’est faire le choix d’une administration de près de 5 000 agents, où il fait bon travailler :

  • Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
  • Des opportunités de carrière : dispositif d’intégration et d’accompagnement à la mobilité ;
  • Une organisation du temps de travail : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
  • Des actions sociales diversifiées : allocation jeunes enfants, crèche du personnel, subvention mutuelle et prévoyance, loisirs, etc.

Et si, vous aussi, vous conciliez épanouissement et projets professionnels ?



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