Agent administratif évènementiel (H/F)

Pôle Commande Publique et Logistique - Direction Logistique et Moyens Généraux


Adjoints administratifs territoriaux




Référence : PK.22.461


Cotation du poste :  7.2 Agent administratif

 

La direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques d’envergures départementaux. Elle assure une fonction transversale en interne. Elle apporte une fonction d’appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l’action départementale auprès du public. Elle participe par ailleurs activement à la mise en œuvre du projet de gestion de la relation citoyen. 

 

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Mission

Vous assurez le traitement et le suivi administratif des demandes de soutiens logistiques événementiels et la gestion courante de l’unité.

Vous réalisez et suivez de tableaux de bord/reporting. Vous consolidez différents indicateurs de l’unité évènementielle permettant le suivi de la Direction.

Activités

- Etre le point d’entrée dans le recensement et l’identification des besoins liés aux évènements des différents pôles/directions.

- Assurer la gestion applicative de la boîte générique des demandes de soutiens logistiques événementiels.

- Gérer en relation avec le chef d’unité et les régisseurs événementiels les formulaires de demande de soutien logistique

- Assurer le suivi et la gestion des demandes de réservations d’espaces événementiels.

- Assurer le suivi du process des demandes en étant le garant des imprévus et aléas potentiels liés aux activités évènementielles.

- Gérer et tenir à jour les différents plannings d’occupation des salles ou des sites événementiels.

- Gérer et tenir à jour le planning évènementiel au fur et à mesure des demandes/modifications.

- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches événements) pour l’organisation d’événements

décidés par le Département.

- Assurer les fonctions d’assistance de l’unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, référent DSI/téléphonie pour l’unité.

- Assurer la gestion des commandes de petits matériels et de fournitures pour l’unité.

- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et des frais de déplacements de l’unité.

- Assurer le suivi/traitement RH des agents de l’unité : anomalies Octime, congés...

- Renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants.

Profil

- Adjoint administratif territorial titulaire, ou à défaut contractuel titulaire disposant d’une première expérience significative (Article L332-14 du Code général de la fonction publique)

- Connaissances de l’environnement administratif et institutionnel : niveau application

- Bonnes techniques de secrétariat bureautique, techniques rédactionnelles

- Maîtrise des logiciels/outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)

- Classement archivage

- Sens de l’accueil

- Savoir gérer et actualiser une base d’informations, instruire une demande

- Savoir rédiger et mettre en forme des documents

- Appliquer une procédure, prioriser, rendre compte

- Sens de l’organisation, rigueur

- Capacités relationnelles, esprit d’équipe, maîtrise de soi

- Sens de la confidentialité

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

 

Territoire doté de l’une des plus fortes densités de population de France métropolitaine, les Hauts-de-Seine œuvrent à offrir un cadre de vie de qualité à leurs 1,6 million d’habitants. Chef de file de l’action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l’aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l’accès à la culture pour tous.

Il s’est par ailleurs engagé avec le Département des Yvelines dans une démarche volontaire de rapprochement.

 

Rejoindre le Département, c’est faire le choix d’une administration de 4 700 agents, où il fait bon travailler :

  • Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
  • Des opportunités de carrière : dispositif d’intégration et d’accompagnement à la mobilité ;
  • Une organisation du temps de travail : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
  • Des actions sociales diversifiées : allocation jeunes enfants, crèche du personnel, subvention mutuelle et prévoyance, loisirs, etc.

 

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?



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