SECRÉTAIRE DE DIRECTION (H/F)

Pôle Commande Publique et Logistique


Adjoints administratifs territoriaux




Référence : AT.22.676


Cotation : 7.2 Adjoint administratif

 

 

Votre rattachement

La Direction de la Logistique et des Moyens Généraux inscrit son action dans les projets stratégiques d’envergures départementaux. Elle assure une fonction transversale en interne. Elle apporte une fonction d’appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l’action départementale auprès du public. Elle participe par ailleurs activement à la mise en œuvre du projet de gestion de la relation citoyen. 

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Mission

- Assister les chefs de services afin d’optimiser la gestion de leur activité gestion de planning

- Préparer les compte rendus de réunions

- Suivre les parapheurs

- Assurer l’accueil téléphonique

- Participer au suivi complet de certains dossiers, tableaux de bord, indicateurs de la Direction – en binôme avec l’assistante de la Directrice.

- Organiser les rendez-vous, les plannings des services de la direction et filtrer les appels et les accueils physiques

- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)

- Elaborer les dossiers pour les Chefs de services, rédaction et mise en forme de courriers/notes, rédaction de comptes -  rendus….

- Gérer les flux entrant et sortant des services de la direction (parapheurs, courriers (physiques/électroniques, etc…)

- Enregistrer, contrôler et relire les parapheurs,

- Participer à la consolidation des tableaux de bord de la direction

- Suivre Octime pour les services de la direction (relancer les chefs de services pour la régularisation des anomalies (AAQ, EXC, badgeages, suivi des congés, etc…)

- Commander les fournitures de bureau pour les services de la direction – tenir un tableau de suivi

Activités

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Profil

- Assister les chefs de services afin d’optimiser la gestion de leur activité gestion de planning

- Préparer les compte rendus de réunions

- Suivre les parapheurs

- Assurer l’accueil téléphonique

- Participer au suivi complet de certains dossiers, tableaux de bord, indicateurs de la Direction – en binôme avec l’assistante de la Directrice.

- Organiser les rendez-vous, les plannings des services de la direction et filtrer les appels et les accueils physiques

- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)

- Elaborer les dossiers pour les Chefs de services, rédaction et mise en forme de courriers/notes, rédaction de comptes -  rendus….

- Gérer les flux entrant et sortant des services de la direction (parapheurs, courriers (physiques/électroniques, etc…)

- Enregistrer, contrôler et relire les parapheurs,

- Participer à la consolidation des tableaux de bord de la direction

- Suivre Octime pour les services de la direction (relancer les chefs de services pour la régularisation des anomalies (AAQ, EXC, badgeages, suivi des congés, etc…)

- Commander les fournitures de bureau pour les services de la direction – tenir un tableau de suivi

Pourquoi nous rejoindre ?

Territoire doté de l’une des plus fortes densités de population de France métropolitaine, les Hauts-de-Seine œuvrent à offrir un cadre de vie de qualité à ses 1,6 million d’habitants. Chef de file de l’action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l’aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l’accès à la culture pour tous.

Il s’est par ailleurs engagé avec le Département des Yvelines dans une démarche volontaire de rapprochement.

Rejoindre le Département, c’est faire le choix d’une administration de 5 300 agents, où il fait bon travailler :

  • Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
  • Des opportunités de carrière : dispositif d’intégration et d’accompagnement à la mobilité ;
  • Une organisation du temps de travail : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
  • Des actions sociales diversifiées : allocation jeunes enfants, crèche du personnel, subvention mutuelle et prévoyance, loisirs, etc.

 

Et si, vous aussi, vous conciliez épanouissement et projets professionnels ?



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